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Administração do Tempo: Como resolver este problema.
A hora atual é igual a primeira hora que você olhou para o relógio (incluindo minutos e segundos)? Claro que não! O tempo não pára! Não podemos administrar o tempo!A única coisa possível de se administrar são as ações que acontecem no tempo, reuniões e outras tarefas profissionais,  e uma série de outras situações e tarefas. Lembre-se: todos têm a mesma quantidade de tempo para usar. Ele é igual para mim, para você e para qualquer pessoa no mundo. Por isso vamos trocar o termo administração do tempo por administração de atividades. Administrar atividades é um processo que irá requerer a mudança de alguns hábitos pessoais e o uso de novas ferramentas. O objetivo inicial é reduzir seu nível de estresse, tornar você o próprio autor da história da sua vida e ajudar no seu equilíbrio pessoal e profissional. Ao longo do processo você poderá notar que a sua Tríade ficará cada vez mais próxima da ideal. Não é um caminho fácil, mas o resultado será muito gratificante. Um processo que ensina, entre outras lições, o valor da hora presente.O tempo é o recurso mais escasso e o mais valioso que existe.   O agora já passou e não tem dinheiro no mundo que possa comprar este minuto de volta. Aprender a administrar nossas atividades é uma das ações mais importantes que qualquer pessoa pode fazer para melhorar suas chances de sucesso nos negócios e na vida.A importância do planejamento não pode ser descartada. Planejar e administrar atividades significa saber fazer e ordenar as ações para a realização da maior quantidade de atividades no menor prazo para se atingir seus objetivosA verdade é que “ministrar” o tempo é saber usá-lo para fazer aquelas coisas que você considera importantes e prioritárias, profissional ou pessoalmente,   administrando e organizando suas atividades diárias de tal maneira que você obtenha tempo para fazer as coisas que realmente gostaria de estar fazendo, profissional e pessoalmente, e que possivelmente não vem fazendo porque anda tão ocupado com tarefas urgentes e de rotina (muitas delas não tão urgentes nem tão prioritárias) que não sobra tempo. Profissionais de todas as áreas e setores, em níveis de comando ou operacional, professores, alunos, profissionais liberais, executivos, comentam frequentemente sobre a necessidade de fazer muito em tão pouco tempo. Aumento de carga de trabalho, número reduzido de funcionários, pressões por resultados, mudanças no mercado e falta de planejamento organizacional, atividades acadêmicas paralelamente ás atividades profissionais, são os principais motivos apontados, que impedem as pessoas de administrarem suas atividades dentro de determinado período de tempo de forma eficiente e eficaz. Portanto: podemos concluir que o tempo não se administra, o que temos que administrar são nossas tarefas e atividades dentro de um determinado período tempo. Devemos aprender a Administrar nossas atividades, definindo prioridades, utilizando melhor nosso tempo. Administração das atividades dentro de determinados tempo não é uma técnica, mas sim um comportamento. O tempo é um recurso constante no nosso dia-a-dia. O tamanho de uma hora ou de um minuto é o mesmo, esteja você em uma reunião de trabalho ou praticando uma atividade esportiva. Os nossos dias sempre têm vinte e quatro horas e neste espaço de tempo você tem que se dedicar, além do trabalho, ao lazer, à família, à sua saúde, aos estudos, ao seu relaxamento, ao seu descanso. Portanto, precisamos administrar nossas atividades baseada no tempo e não o tempo baseado em nossas necessidades. O tempo não pode ser mudado, as atividades sim. O trabalho é uma das atividades que temos durante parte do nosso dia. Ou você administra suas atividades ou  fica sem tempo."Seu tempo" significa o tempo de sua vida e não o tempo dedicado à suas atividades.  Administrar as atividades num determinado tempo não é uma questão de ficar contando os minutos dedicados a cada atividade: é uma questão de saber definir prioridades. Provavelmente (numa sociedade complexa como a nossa), nunca vamos conseguir fazer tudo o que precisamos e desejamos fazer, dentro do tempo que a vida nos oferece. Saber administrar nossas atividades é ter clareza cristalina sobre o que, para nós, é mais prioritário, dentre as várias coisas que precisamos e desejamos fazer e, tomar providências para que essas coisas mais prioritárias sejam feitas, sabendo que as outras provavelmente nunca vão ser feitas (mas tudo bem: elas não são prioritárias). Devemos saber separar as coisas que são importantes para nossas vidas, as coisas que são importantes para nossa família, as que são importantes em nosso trabalho.usamos mal o tempo que dedicamos ao trabalho (e, por isso, temos que fazer hora extra ou levarmos trabalho para casa), ou mesmo o tempo que passamos em nossa residência. Usar mal o tempo quer dizer que muitas vezes usamos o nosso tempo para fazer o que não é nem importante nem urgente, mas apenas algo que sempre fizemos, pela força do hábito. Administrar atividades é ganhar autonomia sobre a nossa vida, é não ser escravo do relógio. É uma batalha constante, que tem que ser ganha todo dia. Se queremos ter a autonomia de decidir passar mais tempo com a família, ou sem fazer nada, temos que deixar de fazer outras coisas que são menos importantes para nós. Em última instância pode ser que até tenhamos que, eventualmente, trabalhar em outro emprego ou uma outra ocupação que se adeque aos nossos objetivos de vida. O tempo é o recurso fundamental da nossa vida, a matéria prima básica de nossa atividade. O tempo é um recurso não renovável e perecível. Quando ele acaba, acaba mesmo. O tempo não usado não pode ser estocado para ser usado no futuro,  não é como riquezas, que podem ser acumuladas para uso posterior. Quem não administra bem suas atividades em determinado tempo joga sua vida fora, porque um dia só pode ser vivido uma vez. Se o tempo de um dia não for usado sabiamente, não há  como aproveitá-lo no dia seguinte. Amanhã será sempre um novo dia e o hoje perdido terá sido perdido para sempreO tempo, enquanto vivos, é distribuído igualmente para todos. O dia tem 24 horas para todos em qualquer lugar do mundo. Todos recebemos 24 horas de tempo por dia. Não existe tempo que alguém possa guardar para si, em detrimento dos outros. Alguém pode roubar meu dinheiro, os objetos que possuo, mas ninguém consegue roubar meu tempo, outras pessoas só irão conseguir se eu o consentir. O importante é o que fazemos com nosso tempoO seu ganho por hora não está no tempo, mas sim proporcionalmente ligado ao que você pode fazer ou produzir neste determinado período de tempo.Independentemente de quanto valha a hora de nosso trabalho o uso adequado de nosso tempo disponível pode nos propiciar uma melhor qualidade vida. Na verdade, o trabalho é uma permuta de tempo por dinheiro: alguém nos paga pelo nosso trabalho em determinado tempo (isto é, pelo meu tempo produtivo). E isso nos traz à questão da produtividade. Quem administra seu trabalho aumenta sua produtividade. Produtividade é o produto da eficácia pela eficiência. Ser eficaz é fazer as coisas certas, isto é, fazer aquilo que consideramos importante e prioritário. Ser eficiente é fazer as coisas certo, isto é, com a menor quantidade de recursos possível. Ser produtivo é fazer certo as coisas certas, isto é, fazer aquilo que consideramos importante e prioritário com a menor quantidade de recursos possível.  Tempo é um recurso fundamental: nada pode ser feito sem tempo. Por isso ele é freqüentemente escasso e caro. Mesmo tendo a necessidade de sermos profissionais polivalentes, multifuncionais, nada indica que temos que ser multitarefas, realizando várias coisas ao mesmo tempo. Além da organização e administração do que é importante e urgente, o foco é uma habilidade, que como qualquer outra habilidade, pode ser aprendida e melhorada. Não adianta se dedicar a dois empreendimentos ou duas tarefas que exigem relativamente mais de você (de seu tempo, sua energia), e esperar desenvolver ambos muito bem.Por mais que você racionalize suas atividades e delegue tarefas, será sempre necessário reduzir o número de coisas que você faz, eliminando tarefas. Elimine, primeiro, aquelas que não são nem importantes nem urgentes; depois, na medida do possível, as que parecem urgentes mas não são importantes. É incrível o número de coisas que fazemos simplesmente por hábito, sem jamais questioná-las. Lembre-se; não gerencie o tempo, gerencie suas atividades e sua vida.